NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT CÓ NHỮNG QUY TRÌNH THỰC TẾ GÌ?

18/11/2022

1. Nhận Booking Request từ khách hàng 2. Gửi Booking Request cho hãng tàu 3. Gửi Booking Confirmation cho khách hàng 4. Khách hàng gửi SI và VGM để làm BL 5. Lên tờ khai hải quan 6. Hãng tàu gửi Draft BL 7. Hãng tàu gửi Debit Note 8. Hãng tàu phát hành BL 9. Gửi chứng từ cho đại lý (nếu có)

BƯỚC 1. Nhận Booking Request từ khách hàng

• Mặt hàng XK là gì?
• Trọng lượng hàng hóa?
• Loại container cần book?
• Cảng đi (POL)?
• Cảng đến (POD)?
• Ngày tàu chạy (ETD)?

BƯỚC 2. Gửi Booking Request cho hãng tàu

• Gửi qua mail cho bộ phận phụ trách booking của hãng tàu
• Submit thông tin booking trên website của hãng tàu

BƯỚC 3.  Gửi Booking Confirmation cho khách hàng

• Trong mail gửi BC kho KH nên nhắc nhở KH xác nhận kế hoạch đóng hàng sớm nếu KH chưa gửi
• Khi có kế hoạch đóng hàng NV chứng từ sẽ phối hợp với bộ phận trucking của công ty sắp xếp xe lấy container rỗng để đóng hàng

BƯỚC 4. Khách hàng gửi SI và VGM để làm BL

BƯỚC 5.Lên tờ khai hải quan

• Công ty lên tờ khai cho KH thì sẽ yêu cầu KH gửi những chứng từ cơ bản nhưu sau: Hợp đồng, Invoice, Packing List và Booking Confirmation của hãng tàu đã gửi.
• Khách hàng tự lên tờ khai

BƯỚC 6. Hãng tàu gửi Draft BL

BƯỚC 7. Hãng tàu gửi Debit Note

BƯỚC 8. Hãng tàu phát hành BL

• Nếu KH lấy BL gốc thì hãng tàu sẽ phát hành BL vào ngày tàu chạy (ETD)
• Nếu KH lấy BL Surrendered thì thông thường sau khi nhận được thanh toán, hãng tàu sẽ surrendered BL

BƯỚC 9. Gửi chứng từ cho đại lý (nếu có)

• Chỉ khi phát hành House BL cho KH thì mới gửi chứng từ cho đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến
• Chứng từ gửi đại lý gồm House BL, Master BL và Debit Note nếu là cưới phí trả sau (Freight Collect)